ورغم أن أغلب الأشخاص يحاولون إنجاز ما لديهم من مهام قبل بدء الإجازة، فغالباً ما يجدون أنفسهم أمام كم هائل من الرسائل الواردة التي عليهم التعامل معها.

ومع ذلك هناك مجموعة من النصائح والخطوات التي تقدمها منظمة “تيوف راينلاند” الألمانية لحماية المستهلك لتقليل عدد الرسائل التي تصل إلى صندوق الوارد أثناء الإجازة.

عدم إرسال رسائل مجمعة إلى عدد كبير من المستقبلين قبل القيام بالإجازة: إرسال الرسائل المنفردة إلى مستقبلين منفردين، غالباً ما يكون أفضل من إرسال رسالة طويلة مشتركة إلى عدد كبير من المستقبلين. كما أن هذا الخيار يضمن ألا يحصل أي شخص إلا على المعلومات التي يحتاجها بالفعل، وكذلك يضمن عدم تلقي ردود غير مطلوبة على صندوق الوارد.

استخدام المرشحات لمنع وصول الرسائل المنسوخة: الرسائل التي يتم إرسالها إلى عدد كبير من المستقبلين في وقت واحد من خلال إرسال نسخ متكررة (سي سي) منها غالباً ما تكون مضيعة للوقت ومثيرة للأعصاب، ولكن هذه الطريقة شائعة في العديد من الشركات. وإذا كان الأمر كذلك فيمكن إعداد البريد الإلكتروني قبل بدء الإجازة لكي يتم توجيه الرسائل المنسوخة إلى مجلد منفصل.

استخدام إشارة واضحة في مربع الموضوع لكي يكون واضحا بالنسبة للمستقبل ما إذا كان المرسل يريد رداً أم لا مثل استخدام عبارة “لمعلوماتك” في إشارة إلى أن الرسالة لا تحتاج إلى رد أو “انتظر الرد” في إشارة إلى أن المستخدم ينتظر رد المستقبل على سبيل المثال.

إبلاغ المتعاملين مع المستخدم عبر البريد الإلكتروني بأنه سيكون خارج مقر العمل لفترة من الوقت. وهذا يعني أن كل مرسل سيكون على علم بأن المستخدم لن يراجع بريده الإلكتروني وبالتالي يؤجل الرد وهو ما يعني أن صندوق الوارد لن يعج بالرسائل.

تحديد قاعدة واضحة، وهي أنه يجب أن تتضمن خطة العطلة دائماً إمكانية الاتصال ببريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة يمكن على الأقل التعامل مع بعض الرسائل، كما أن شركات السياحة لن تتمكن من إغراق بريدك الإلكتروني بالرسائل بعد العودة من العطلة.